Procesul de achizitie publica este realizat printr-o succesiune de etape, dupa parcurgerea carora se obtine produsul sau dreptul de utilizare al acestuia, serviciul sau lucrarea, ca urmare a atribuirii unui contract de achizitie publica.

Achizitiile de dimensiune mica sau foarte mica se realizează de cele mai multe ori neplanificat, in timp ce in cazul celorlalte tipuri de achizitii, cu un grad de complexitate mai ridicat, autoritatile contractante realizeaza achizitiile in mod planificat.

Care sunt principalele etape ale procesului de achizitie publica, pe scurt?

• Etapa de planificare/pregatire a procedurii
  • identificare necesitatilor,
  • consultarea pietei,
  • elaborare referate de necesitate,
  • intocmirea documentatiei de atribuire si a documentelor-suport,
  • intocmirea strategiei de contractare;
• Etapa de organizare a procedurii si atribuire contract/acord-cadru;
  • publicare
  • deschidere
  • evaluare
  • atribuire
• Etapa  post-atribuire  contract/acord-cadru,  respectiv  executarea  si
  • monitorizarea implementarii contractului/ acordului-cadru
  • modificare contract
  • subcontractare

Planificarea

A Evaluarea necesitatilor

Pentru indeplinirea functiei de achizitii, la nivel de autoritate contractanta, toate procesele de achizitie publica, planificate a fi demarate intr-un an calendaristic, trebuie reunite intr-un portofoliu care este analizat inca de la inceput in ansamblul sau.

Fara o astfel de planificare:

1. Autoritatea contractanta nu poate avansa in demersul privind realizarea achizitiilor, intrucat procesele de achizitie publica sunt legate organic de aceasta planificare si de informatiile incluse in PAAP;
2. Autoritatea contractanta nu poate elabora Strategia anuala de achizitie publica (SAAP) si nici Programul Anual al Achizitiilor Publice (PAAP).

Planificarea portofoliului de procese de achizitie publica, coordonarea derularii procedurilor de atribuire, monitorizarea implementarii PAAP-ului sunt in sarcina compartimentulului intern specializat in domeniul achizitiilor publice (Art. 2, alin. (3) din H.G. nr. 395/ 2016).

• Completarea Referatului de necesitate

Aceasta activitate este necesara pentru initierea unui proces de achizitie si implica completarea formularului Referat de necesitate si transmiterea acestuia catre compartimentul intern specializat in domeniul achizitiilor publice.

• Analiza/ modificari ale Referatului de necesitate
• Nominalizarea persoanei/ grupului de lucru/ echipei multidisciplinare
• Verificarea existentei informatiilor in SAAP
• Identificarea si analiza factorilor interesati
• Stabilirea calendarului

In cadrul acestei activitati se stabileste calendarul efectiv al derularii procesului de achizitie cu estimarea cat mai exacta a perioadelor necesare derularii activitatilor in cadrul procesului de achizitie (se includ aici toate activitatile necesare pentru realizarea procesului de achizitie si nu doar activitatile asociate derularii procedurii).

• Elaborarea si/ sau analiza Caietului de Sarcini

Caietul de sarcini este documentul pe care se axeaza procesul de achizitie si care influenteaza calitatea generala si competitivitatea procesului de achizitie.

Aceasta descrie:

1. Serviciul care urmeaza sa fie prestat, nivelurile, standardele si resursele, impreuna cu realizarile si rezultatele asociate;
2. Produsul care urmeaza sa fie achizitionat;
3. Lucrarea care urmeaza sa fie efectuata.

• Stabilirea obiectului, tipului contractului si a loturilor

1. Determina obligatii legale, ca de exemplu: publicarea anunturilor conform prevederilor Legii nr. 98/ 2016 – Sectiunea a 3-a – Reguli de publicitate si transparenta;
2. Determina piata careia i se adreseaza contractul.

• Stabilirea si documentarea beneficiilor

Pentru documentarea beneficiilor se utilizeaza informatiile din Referatul de necesitate – care include deja perspectiva compartimentului beneficiar al achizitiei asupra beneficiilor ce urmeaza a fi obtinute de autoritatea contractanta.

B Stabilirea abordarilor pentru realizarea proceselor de achizitie publica

• Realizarea cercetarii si analizei pietei

Informatiile obtinute din cercetarea si analiza pietei stau la baza deciziilor privind elementele principale ale unui exercitiu competitiv, cum ar fi, dar fara a se limita la: valoarea estimata, conditiile de calificare, clauzele contractuale privind reviziuirea contractului, etc.

Pentru realizarea acestei activitati se utilizeaza resursele suplimentare, informatiile si formularele-cadru incluse in  Analiza de piata , iar informatiile obtinute sunt utilizate pentru elaborarea Strategiei de contractare si a documentatiei de atribuire.

• Analiza relatiei obiectului contractului – capacitatea de gestionare in procesul de achizitie publica pentru determinarea:

1. Punctelor tari si a punctelor slabe ale autoritatii contractante in cadrul procedurii de atribuire ce urmeaza a fi derulate si pe perioada executarii contractului;
2. Constrangerilor autoritatii contractante in derularea urmatoarelor etape ale procesului de achizitie (derularea procedurii si executarea contractului);
3. Riscurilor la care este supusa autoritatea contractanta pe perioada intregului proces de achizitii.

• Stabilirea criteriului de atribuire

Alegerea si fundamentarea formei pe care o poate lua „oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic” (art.187, alin. (1) si alin. (3) din Legea nr. 98/ 2016), astfel incat o autoritate contractanta sa poata alege o oferta in conformitate cu ceea ce aceasta considera a fi cea mai buna solutie din punct de vedere economic. Formele sunt:

1. Pretul cel mai scazut;
2. Costul cel mai scazut;
3. Cel mai bun raport calitate-pret;
4. Cel mai bun raport calitate-cost.

Nu exista reteta sau modele prestabilite pentru un anume set de factori de evaluare ce trebuie inclusi intr-un criteriu de atribuire, intrucat beneficiile pe care o autoritatea contractanta este interesata sa le obtina nu pot fi uniformizate pentru toate autoritatile contractante.

In aplicarea prevederilor art. 9, alin. (3), lit. f) din H.G. nr. 395/ 2016, pentru documentarea justificarii privind forma criteriului de atribuire si a factorilor de evaluare, exista formularul-cadru Strategia de contractare.

• Stabilirea conditiilor contractuale

Clauzele contractuale trebuie stabilite in ideea de a asigura realizarea de achizitii in conditii de eficienta economica, sociala si de mediu

• Determinarea/ Analiza valorii estimate

Valoarea estimata se stabileste pe baza urmatoarelor date de intrare:

1. Caietul de sarcini;
2. Conditiile contractuale incluse de autoritatea contractanta in documentatia de atribuire;
3. Informatiile obtinute din analiza si cercetarea pietei;
4. Prevederile Capitolului I: Dispozitii generale, Sectiunea 4: Domeniu de aplicare, Subsectiunea 3: Paragraful 3: Modul de calcul al valorii estimate a achizitiei din Legea nr. 98/ 2016, inclusiv cele referitoare la divizarea artificiala a contractelor;
5. Prevederile art. 17, alin. (4) din H.G. nr. 395/ 2016.

Anexa 2 a formularului-cadru Strategia de contractare pentru documentarea informatiilor in legatura cu valoarea estimata din etapa de planificare si informatiile suplimentare incluse in „Reguli si recomandari privind stabilirea tipului de contract (produse, lucrari, servicii)”

• Stabilirea modalitatilor de atribuire

Trebuie utilizate cel putin urmatoarele date de intrare:

1. Valoarea estimata a achizitiei;
2. Continutul Caietului de sarcini precum si modalitatea de stabilire a caracteristicilor privind produsele/ serviciile/ lucrarea ce fac obiectul achizitiei, in aplicarea prevederilor 156, alin. (1) din Legea nr. 98/ 2016;
3. Tipul si complexitatea contractului ce urmeaza a fi atribuit;
4. Resursele disponibile la nivelul autoritatii contractante;
5. Rezultatele analizei de piata.

• Stabilirea criteriilor de calificare si selectie

Criteriile de selectie se stabilesc pe baza criteriilor de calificare in cadrul procedurilor de atribuire ce se desfasoara in doua etape.

SE poate utiliza formularul-cadru Strategia de contractare pentru documentarea justificarilor solicitate prin intermediul art. 9, alin. (3), lit. f) din H.G. nr. 395/ 2016 in legatura cu criteriile de calificare si selectie stabilite in etapa de planificare.

C. Finalizarea si Aprobarea Strategiei de Atribuire si a Documentelor de Suport

• Finalizarea Strategiei de contractare

Pentru verificarea modului de intocmire a Strategiei de contractare se utilizeaza ”Ghidul pentru elaborarea Strategiei de contractare”si prevederile art. 9, alin. (3) din H.G. nr. 395/ 2016.

• Corelarea Strategiei de contractare cu SAAP

Se verifica corespondenta dintre informatiile incluse in Strategia de contractare in legatura cu procesul de achizitie si informatiile incluse in SAAP.

• Conflictul de interese

Autoritate contractanta, se asigura ca au fost create premisele pentru identificarea situatiilor potential generatoare de conflict de interese, inclusiv, dar fara a se limita la cele nomonalizate cu titlu exemplificativ la art. 60, alin. (1) din Legea nr. 98/ 2016.

• Finalizarea documentatiei de atribuire

Informatiile si deciziile din etapa de planificare a procesului de achizitie care sunt relevante in relatia dintre autoritatea contractanta si piata sunt incluse in Documentatia de atribuire

• Aprobarea documentatiei de atribuire

Documentatia de atribuire si documentele suport trebuie supuse:

1. Avizarii factorilor interesati din interiorul autoritatii contractante, conform procedurilor interne;
2. Aprobarii de catre conducatorul autoritatii contractante.

Pas: Semnarea electronica a documentatiei de atribuire

Compartimentul intern specializat in domeniul achizitiilor publice transmite conducatorului autoritatii contractante documentatia de atribuire (cu exceptia fisei de date) impreuna cu documentele suport, in vederea semnarii acestora cu semnatura electronica extinsa.

Care sunt pasii ulteriori planificarii achizitiei publice?

Organizarea procedurii si atribuirea contractului

Sursa: ANAP

Pentru acces la anunturile de achizitii publice din Romania, Europa sau Alerica Latina, Creati un Cont Gratuit Aici!