Ce este planul anual de achizitii si ce ar trebui sa stiti in legatura cu intocmirea si utilizarea acestuia?

Pentru asigurarea transparentei activitatii si posibilitatea operatorilor economici de a evalua nevoile autoritatilor contractante aferente anului in curs si in vederea identificarii si pregatirii pentru participarea la procedurile de atribuire a contractelor de achizitie publica, autoritatile contractante publica in cadrul S.E.A.P, potrivit reglementarilor legale,  planurile anuale de achizitii publice .

Autoritatile contractante pot publica in S.E.A.P. programul anual al achizitiilor publice, precum si orice modificare/completare a acestuia, cat mai curand posibil dupa aprobarea de catre conducatorul autoritatii contractante, conform atributiilor legale ce ii revin, cu avizul compartimentului financiar-contabil.

La sfarsitul fiecarui an, in principal in luna decembrie compartimentul de achizitii al fiecarei institutii publice se realizeaza bilantul anual: ce s-a contractat, ce nu s-a reusit sa se achizitioneze, ce ramane de facut pentru anul urmator.

Se compara programul achizitiilor din anul ce se sfarseste cu situatia contractarilor de peste an si se intocmeste programul achizitiilor publice pentru anul urmator, panetru care s-au identificat si aprobat sursele de finantare.

Prin Hotararea 395/2016, Art. 12 (Norme metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achizitie publica/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice), sunt stabilite prevederile legale pentru modul de lucru in cazul planului anual de achizitii. Detalii aici.

Prin Ordinul nr. 281/2016 se stabilesc formularele standard ale Programului anual al achizitiilor publice si Programului anual al achizitiilor sectoriale. Detali aici.

In cadrul strategiei anuale de achizitie publica, autoritatea contractanta are obligatia de a elabora programul anual al achizitiilor publice, ca instrument managerial utilizat pentru planificarea si monitorizarea portofoliului de procese de achizitie la nivel de autoritate contractanta, pentru planificarea resurselor necesare derularii proceselor si pentru verificarea modului de indeplinire a obiectivelor din strategia locala/regionala/nationala de dezvoltare, acolo unde este aplicabil.

Programul anual al achizitiilor publice se elaboreaza pe baza referatelor de necesitate transmise de compartimentele autoritatilor contractante si cuprinde totalitatea contractelor de achizitie publica/acordurilor-cadru pe care autoritatea contractanta intentioneaza sa le atribuie in decursul anului urmator.

Atunci cand stabileste programul anual al achizitiilor publice, autoritatea contractanta are obligatia de a tine cont de:

• necesitatile obiective de produse, servicii si lucrari;
• gradul de prioritate a necesitatilor;
• anticiparile cu privire la sursele de finantare ce urmeaza a fi identificate.

Dupa aprobarea bugetului propriu, autoritatea contractanta are obligatia de a-si actualiza programul anual al achizitiilor publice in functie de fondurile aprobate.

Cine intocmeste acestui document?

Departamentul specializat de achizitii publice, in baza necesarului transmis de compartimentele autoritatilor contractante.

Cum se intocmeste programul?

Programul se intocmeste pe baza necesitatilor interne stabilite in urma analizelor interne realizare de toate departamentele organizatiei si comunicate departamentului de achizitii publice.

Ce contine programul anual de achizitii?

Programul anual al achizitiilor publice trebuie sa cuprinda cel putin informatii referitoare la:

a) obiectul contractului de achizitie publica/acordului-cadru: o prezentare succinta a contractului – trebuie sa defineasca ceea ce va fi achizitionat;

b) codul vocabularului comun al achizitiilor publice (CPV): alocarea pentru fiecarei achizitie a unui grup de cifre si a unei denumiri, astfel incat obiectul respectivei achizitii sa poata fi inteles si de un operator economic dintr-o alta tara;

c) valoarea estimata a contractului/acordului-cadru ce urmeaza a fi atribuit ca rezultat al derularii unui proces de achizitie, exprimata in lei, fara TVA: reprezinta suma ce o va plati autoritatea pentru indeplinirea contractului respectiv, fara taxa pe valoarea adaugata, in conformitate cu art. 7 din legea 98/2016.

d) sursa de finantare, poate fi bugetul intern sau finantari externe – fonduri europene/ guvernamentale;

e) procedura stabilita pentru derularea procesului de achizitie: se alege una dintre procedurile enumerate la art. 68 din Legea 98/2016.

De obicei, criteriul de alegere al procedurii il reprezinta valoarea estimata, respectand art. 7 din din Legea 98/2016:

1. Autoritatea contractanta atribuie contractele de achizitie publica /acordurile – cadru, in cazul in care valoarea estimata este mai mare sau egala cu pragurile valorice prevazute la art. 7 alin. (1), prin aplicarea procedurilor de licitatie deschisa sau licitatie restransa.
2. Prin exceptie de la prevederile alin. (1), autoritatea contractanta are dreptul de a aplica parteneriatul pentru inovare in conditiile prevazute la art. 95 – 103.
3. Prin exceptie de la prevederile alin. (1), autoritatea contractant a are dreptul de a aplica procedurile de negociere competitiva si dialog competitiv numai in cazurile si conditiile prevazute la art. 70.
4. Prin exceptie de la prevederile alin. (1), autoritatea contractanta are dreptul de a aplica procedura de negociere fara publicarea prealabila a unui anunt de participare exclusiv in cazurile si conditiile prevazute la art. 104.
5. Prin exceptie de la prevederile alin. (1), autoritatea contractant a are dreptul de a organiza un concurs de solutii in conditiile prevazute la art. 3 alin. (1) lit. j) si art. 105 – 110.
6. Prin exceptie de la prevederile alin. (1), autoritatea contractanta atribuie contractele de achizitie publica/acordurile – cadru avand ca obiect servicii sociale si alte servicii specifice in conditiile prevazute la art. 111 si 112.

f) data estimata pentru initierea procedurii: data estimata pentru publicarea anuntului/ invitatiei de participare prin care se solicita operatorilor economici interesati depunerea de oferte/candidaturi;

g) data estimata pentru atribuirea contractului: data estimata pentru semnarea contractului/ acordului cadru (daca nu sunt inregistrate contestatii);

h) modalitatea de derulare a procedurii de atribuire, respectiv online sau offline.

Dupa definitivarea programului anual al achizitiilor publice, autoritatea contractanta are obligatia de a publica semestrial in SEAP extrase din acesta, precum si orice modificari asupra acestora, in termen de 5 zile lucratoare, extrase care se refera la contractele/acordurile-cadru de produse si/sau servicii a caror valoare estimata este mai mare sau egala cu pragurile prevazute la art. 7 alin. (1) si (5) din Lege;

Programul anual al achizitiilor publice va cuprinde toate contractele/acordurile-cadru pe care autoritatea contractanta intentioneaza sa le atribuie/incheie in decursul anului urmator. Pentru a intocmi programul, compartimentul de achizitii publice va centraliza referatele de necesitate emise de fiecare serviciu al institutiei. Functie de acestea se vor elabora procedurile de achizitie.

In lipsa unui plan anual de achizitii centralizat, exista riscul ca fiecare departament sa achizitioneze separat, eventual prin achizitii directe, produsele, bunurile sau serviciile similare. Daca valoarea acestor achizitii depaseste pragurile minime pentru lansarea unui anunt de licitatie:

a) 132.519 lei, produse sau servicii

b) 441.730 lei, respectiv lucrari, este incalcata legislatia achizitiilor publice si pot fi aplicate sanctiuni.

In cazul in care valoarea estimata este egala sau mai mare decat cea prevazuta la art. 7, autoritatea contractanta are obligatia de a atribui contractul de achizitie publica prin aplicarea procedurilor de licitatie deschisa sau licitatie restransa.

In conformitate cu art. 13 din H.G. nr. 395/2016, in cazul in care autoritatea contractanta implementeaza proiecte finantate din fonduri nerambursabile si/sau proiecte de cercetare – dezvoltare, are obligatia de a elabora distinct pentru fiecare proiect in parte un program al achizitiilor publice aferent proiectului respectiv.

La final, dupa intocmire, programul / planul anual al achizitiilor publice se supune avizarii de catre compartimentului financiar-contabil si se aproba de conducatorul autoritatii contractante.

Daca pe parcursul anului intervin modificari ori completari, planul va fi actualizat. Se vor intocmi noi documente ce vor fi, la randul lor, supuse avizarii din punct de vedere financiar contabil si aprobarii conducatorul autoritatii contractante.

De ce este important planul anual de achizitii al autoritatilor contractante?

Autoritatile contractante pot planifica mai eficient achizitiile, pot face economii, dand in acelasi timp dovada de transparenta in ceea ce priveste folosirea fondurilor publice.

Ofertantii / agentii economici pot afla din timp de aceste potentiale contracte pe care le pot inchieia in anul respectiv, cu autoritatea contractanta. Concret ofertantii pot transmite oferte pentru produsele, serviciile si lucrarile din planul de achizitii, iar:

• autoritatea ii poate contacta direct, in cazul unei achizitii directe;
• vor urmarii cu atentie anunturile de participare si cererile de oferta pentru celelalte achizitii, pentru a putea oferta.

Este important de retinut si faptul ca, Programul anual al achizitiilor publice nu impune si obligativitatea atribuirii contractelor mentionate, fiind doar un instrument managerial utilizat de autoritatea contractanta pentru planificarea si monitorizarea tuturor proceselor de achizitie, planificarea resurselor necesare si verificarea, atunci cand e cazul, indeplinirii obiectivelor din strategia locala/regionala/nationala de dezvoltare.

Pentru cei interesati, www.licitatie-publica.ro poate furniza toate achizitiile incluse in planul anual de achizitii al autoritatilor contractante din Romania, inclusiv actualizarile la zi ale acestor planuri. Tot ce trebuie sa faceti este O Inregistrare Gratuita Aici!

Tender Service Romania, prin serviciul www.licitatie-publica.ro, va poate informa privind achizitiile publice efectuate zilnic, urmarind peste 2500 de surse de publicare a anunturilor de achizitii publice din tara.

Tender Service Group se ofera servicii de informare privind licitatiile publice in 16 tari (click pe o tara pentru a citi mai multe informatii si pentru a merge direct pe site-ul dedicat fiecarei tari): Austria, Bulgaria, Colombia, Croatia, Czech Republic, Germany, Greece, Hungary, Poland, Romania, Serbia, Slovakia, Slovenia, Spain, Switzerland, Ukraine.