Ministerul Fondurilor Europene a emis ordinul privind aprobarea procedurii competitive aplicabila pentru achizitiile solicitantilor/ beneficiarilor privati pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrari finantate din fonduri europene (Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr.618/12.08.2016).
Ordinul reglementeaza regimul juridic al achizitiilor efectuate de solicitantii sau beneficiarii privati in cadrul proiectelor finantate din Fondurile ESI, Mecanismele financiare SEE și Norvegian, Programul de cooperare Elvețiano-Roman. Rationamentul care a stat la baza emiterii ordinului este acela potrivit caruia entitatile private care deruleaza achizitii în cadrul proiectelor trebuie sa beneficieze de un cadru juridic flexibil, adaptat la specificul relatiilor comerciale.
Ordinul MFE nr. 1284/2016 este in vigoare începand cu data de 12 august 2016, fiind disponibil pe pagina ministerului, la sectiunea Transparenta -> Legislație -> Legislatie naționala -> Achizitii (link: http://www.fonduri-ue.ro/legislatie-nationala#achizitii).
Ordinul se aplica pentru:
a) Fondurile Europene Structurale si de Investitii 2014-2020, respectiv Fondul European de Dezvoltare Regionala, Fondul Social European, Fondul de coeziune, Fondul european pentru pescuit si afaceri maritime;
b) Mecanismele Financiare SEE si Norvegian;
c) Programul de Cooperare Elvetiano – Roman (PCER) vizand reducerea disparitatilor economice si sociale in cadrul Uniunii Europene extinse – Obiectivul 1 al Ariei de concentrare 4 – Imbunatatirea mediului inconjurator”,
Ordinul nu se aplica pentru:
a) Programele de cooperare teritoriala europeans 2014-2020;
b) Programul National de Oezvoltare Rurala 2014-2020;
c) Mecanismul pentru Interconectarea Europei.
Capitolul 1 – DOMENIU DE APLICARE
1.1. Prezenta procedura descrie principiile si etapele minime pe care trebuie sa le parcurga:
– solicitantii privati care achizitioneaza produse, servicii sau lucrari, in vederea depunerii cererii de finantare/aplicatiei din fonduri europene, achizitii aferente unor cheltuieli eligibile ce pot fi decontate ulterior in cadrul proiectului, in cazul in care pentru acesta se sernneaza contractul de finantare/acordul:
– beneficiarii privati care achizitioneaza produse, servicii sau lucrari, ln cadrul proiectelor finantate din fondurile europene.
1.2. Solicitantii/beneficiarii privati care achizitioneaza servicii sau lucrari aplica prevederile Legii nr. 98/2016 privind achlzitiile publice, denumita in continuare lege, daca sunt indeplinite cumulativ conditiile prevazute la art. 6 din lege.
Conditiile cumulative de la art. 6 coroborate cu cele de la art. 7 din Lege a nr. 98/2016 privind achizitiile publice :
I. Solicitantii/beneficiarii privati respecta prevederile legislatiei In domeniul achizitillor publice atunci cand atribuie un contract de lucrari, daca se indeplinesc in mod cumulativ urrnatoarele conditii:
a) contractul este finantat/subventionat in mod direct, in proportie de mai mult de 50% din valoarea acestuia, de catre o autoritate contractanta;
b) valoarea estimata, fara TVA, a contractului este egala sau mai mare decat pragul de 23.227.215 lei;
c) contractul include una dintre urmatoarele activitati:
1. lucrari de geniu civil;
2. lucrari de constructie pentru spitale, facilitati destinate activitatilor sportive, recreative si de agrement, cladiri ale institutiilor de invatamant preuniversitar si un iversitar si cladiri de uz administrativ.
Daca cel putin una din conditiile de la pct. 1 nu este indeplinita, atunci solicitantul/beneficiarul privat aplicia prevederile prezentei proceduri .
II. Solicitantii/beneficiarii privati respecta prevederile leglslatiei in domeniul achizitiilor publice atunci cand atribuie un contract de servicii, daca se indeplinesc in mod cumulativ urmatoarele conditii:
a) contractul este finantat/subventionat in mod direct, in proportie de mai mult de 50% din valoarea acestuia, de catre o autoritate contractanta:
b) valoarea estimata, fara TVA, a contractului este egala sau mai mare decat pragul de 600.129 lei;
c) contractul este in legatura cu un contract de lucrari care face obiectul pct.1
Daca cel putin una din conditiile de la pct. 1 nu este indeplinita, atunci solicitantul/beneficiarul privat aplicia prevederile prezentei proceduri.
In situatiile prevazute la pct. I si II, autoritatile contractante care finanteaza/subventioneaza aceste contracte au obligatia de a urmari respectarea dispozitiilor Legii nr. 98/2016 si atunci cand contractul este atribuit de catre un solicitant/beneficiar privat sau atunci cand autoritatea contractanta atribuie contractuI in numele si pentru un solicitant/beneficiar privat.
Prevederile art. 8 din Lege a nr.98/2016, cu privire la revizuirea pragurilor, se aplica in mod corespunzator.
Atentie l: Pentru atribuirea contractelor de furnizare solicitantul/beneficiarul privat aplica prevederile prezentei proceduri, indiferent de valoarea estimata.
1.3. Daca sunt indeplinite cumulativ conditiile stabilite la art. 6 alin. (1) sau la alin (3) din lege, solicitantul/beneficiarul privat va respecta in totalitate prevederile din legislatia privind achizitiile publice.
1.4. Sunt interzise divizarea in mai multe contracte de valoare mai mica, precum si utilizarea unor metode de calcul care sa conduca la o subevaluare a valorii estimate, cu scopul de a se incadra sub pragurile prevazute in lege sau cu scopul de a evita aplicarea prezentei proceduri.
1.5. In cazul in care solicitantii/beneficiarii privati se asociaza cu o entitate care are calitatea de autoritate contractanta, in intelesul art. 4 alin. (1) lit. c) din lege, acestia au obligatia sa aplice prevederile legii .
Capitolul 2 – PREVEDERI GENERALE
2.1. Solicitantul/beneficiarul privat va utiliza numai termenii si definitiile reglementate prin prezenta procedura, in vederea evitarii unor confuzii fata de termenii utilizati de legislatia aterenta domeniului achizitiilor publice.
2.2. Toate documentele achizitiei trebuie sa respecte prevederile din manualul de identitate vizuala/alte orientari specifice.
2.3. Toate documentele achizitiei (inclusiv clarificarile] vor fi redactate, respectiv publicate/transmise de solicitantul/beneficiarul privat in limba romana. Daca se considera necesar documentele achizitiei pot fi traduse si intr-o alta limba de catre solicitantul/beneficiarul privat. In aceasta situatie solicitantul/beneficiarul privat se va asigura ca nu exista neconcordante intre versiunea In limba romana si cealalta/celelalte versiune/i. Daca exista traduceri intr-o alta lirnba, In cazul unui conflict intre versiunea in limba romana si orice versiune intr-o alta limba, va prevala varianta In limba romana.
2.4. In cazul procedurilor competitive derulate de un solicitant privat documentele achizitiei trebuie corelate cu prevederile din ghidul solicitantului sau alte reglementari ale finantatorului, dupa caz.
2.5. In cazul procedurilor competitive derulate In cadrul unui proiect, beneficiarii privati trebuie sa coreleze documentele achizitiei cu clauzele contractelor de finantare/acordurilor semnate.
Atentie: In situatia In care la nivelul contractului de finantare/acordului se constata ca dupa semnarea unor contracte de achizitie se inregistreaza economii, acestea pot fi utilizate de beneficiarul privat In cadrul proiectului aflat In implementare numai dupa aprobarea autoritatilor cu competente In gestionarea fondurilor nerambursabile.
Modalitatea concreta prin care se pot accesa aceste fonduri difera in functie de clauzele care guverneaza fiecare contract de finantare/acord in parte.
Utilizarea economiilor trebuie sa alba legatura directa cu scopul contractului de finantere/acordului si sa asigure, In primul rand imbunatatirea indicatorilor de rezultat asumati, la nivel de proiect si de program.
2.6. Autorltatile cu competente in gestionarea fondurilor europene trebuie sa efectueze verificari ale achizitiilor derulate de solicitantii/beneficiarii privati, in conformitate cu prevederile Regulamentului (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European si al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii si de abrogare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului, publicat In Jurnalul Oficial L 298 din 26.10.2012, respectiv reglementarile specifice granturilor SEE/Norvegian si Elvetia.
2.7. In cazul contractelor de finantare/acordurilor multianuale, care se implementeaza pe o perioada mai mare de 1 an calendaristic, beneficiarul privat va alege modalitatea de achizitie tinand cont de valoarea totala a produselor, serviciilor, lucrarilor care sunt considerate similare, ori care se adreseaza operatorilor economici ce desfasoara in mod constant activitati intr-o plata de profil relevanta estimata pentru Intreaga perioada de implementare a proiectului, fara obligativitatea derularii unei singure proceduri/achizitii directe. Daca va organiza mai multe proceduri/achizitii directe, beneficiarul privat se va asigura ca aceste activitati nu vor genera costuri administrative suplimentare in cadrul proiectului.
2.8. In cazul In care un beneficiar privat implementeaza mai multe corrtracte de finantare/acorduri In aceeasi perioada, pentru alegerea procedurii de achizitii In cadrul unui proiect, valorile estimate din respectivele contracte de finantare/acorduri pentru acelasi tip de produs/serviciu/lucrare nu se cumuleaza, ele vor fi estimate distinct pentru fiecare contract de finantare/acord in parte.
Capitolul 3 – DEFINITII
Capitolul 4 – ACHIZITIA DIRECTA
4.1. Daca valoarea estimata a achizitiei, fara TVA, este mai mica decat pragurile valorice prevazute de art. 7 alin. (5) din lege, solicitantul/beneficiarul privat achizitioneaza direct produse, servicii sau lucrari.
ACHIZITIA DIRECTA
Achizitie de produse – valoarea estimata este mai mica decat 132.519 lei exclusiv TVA
Achizitie de servicii – valoarea estimata este mai mica decat 132.519 lei exclusiv TVA
Achizitie de lucrari – valoarea estimata este mai mica decat 441.730 lei exclusiv TVA
4.2. Achizitia se realizeaza pe baza de documente justificative (de exemplu: contract, daca este cazul, comanda, bon fiscal/ factura, ordin de plata, extras de cont. nota de receptie, fisa de cont, documente de transport sau altele, dupa caz).
4.3. Pentru achizitia directa nu este obligatorie semnarea unui contract. In cazul in care solicitantul/beneficiarul privat considera ca pentru predictibilitatea relatiilor comerciale are nevoie de clauze contractuale clare, acesta poate semna un contract, in acest sens.
4.4. Reguli aplicabile:
1. Principiile economicitatii, eficientei si eficacitatii trebuie respectate indiferent de valoarea estimata a achizitiei. Solicitantul/beneficiarul privat este obligat sa lntreprinda toate masurile pe care Ie considera necesare in vederea respectarii acestor principii, incluse in principiului bunei gestionari financiare, pomind de la premisa ca procedeaza de 0 maniera similara sl in organizarea activitatii proprii.
In cazul vizitei la fata locului se verifica existenta, functionalitatea si utilitatea produselor fumizate/lucrarilor executate (alte aspecte specifice) sau dovada prestarii serviciilor (foi de prezenta, procese verbale, livrabile, etc.).
2. Achizitia directa nu trebuie sa respecte 0 procedura si reguli de publicitate, respectiv nu trebuie sa se publice anunt pe pagina web www.fonduri-ue.ro/alte forme de publicitate prevazute de prezenta procedura .
3. Solicitantul / beneficiarul privat, inainte de efectuarea achizitiei directe, va intocmi 0 Nota privind determinarea valorii estimate care va include informatiile rezultate din cercetarea ofertelor din plata (oferte de pret solicitate, cataloage de produse, etc.).
4. Pentru achlzitiile directe efectuate in cadrul unui proiect, beneficiarul privat determina valoarea estimata pentru fiecare achizitie in parte inca de la momentul depunerii fisei de proiect/cererii de flnantare/aplicatiei. In cazul in care exista un interval de timp semnificativ intre depunerea cererii de finantare/aplicatiei sau aprobarea contractului de finantare/acordului si efectuarea achizitiei se pot inregistra modificari (cresteri/diminuari) de preturi pe plata. Din acest motiv, se va verifica actualitatea valorii estimate a achizitiei si, daca este cazul, se va actualiza aceasta valoare, inainte de efectuarea achizitiei.
5. Solicitantul/beneficiarul privat trebuie sa faca dovada realitatii cheltuielii efectuate, inclusiv prin inregistrari contabile. Realitatea cheltuielilor trebuie dovedita si in cazul vizitelor la fata locului efectuate de catre autoritatile cu competente in gestionarea fondurilor europene / organismele cu competente in verificarea fondurilor europene.
4.5. Dosarul achizitiei (pentru solicitant/beneficiar privat)
Capitolul 5 – PROCEDURA COMPETITIVA
5.1. Daca valoarea estimata a achizitiei, fara TVA, este egala sau mai mare decat pragurile valorice prevazute de art.7 alin. (5) din lege, atunci solicitantii/beneficiarii privati aplica procedura competitiva prevazuta in cadrul acestui capitol, respectiv:
a) In cazul contractelor de funizare se aplica procedura competitiva fara sa existe o limita valorica superioara de la care sa se aplice dispozitiile conpetitiva legii .
b) In cazul contractelor de servicii si lucrari aplica procedura competitiva daca nu indeplinesc cumulativ conditiile de la art. 6 alin. (1) sau de la alin. (3) din lege.
5.2. Incadrarea contractelor care au ca obiect cel putin doua tipuri de achizitie, constand in lucrari, servicii sau produse se stabileste in functie de obiectul principal al contractului in cauza. Obiectul principal se determine in functie de cea mai mare dintre valorile estimate ale produselor, serviciilor sau lucrarilor respective.
Atentie: Contractul care are ca obiect atat fumizarea de produse, cat si prestarea de servicii este considerat contract de servicii, daca valoarea estimata a serviciilor este mai ma re decat valoarea estimata a produselor prevazute in contractul respectiv. Prin urmare, daca avem un contract in care valoarea serviciilor depaseste valoarea produselor care se vor achizitiona, se aplica prevederile art. 6 alin. (3) din lege daca sunt indeplinite in mod cumulativ conditiile legiferate.
Contractul care are ca obiect produse si lucrari este considerat contract de lucrarl, daca valoarea estimata a lucrarilor este mai mare decat valoarea estimate a produselor pr evazute in contractul respectiv. Prin urmare, daca avem un contract in care valoarea lucr arilor depaseste valoarea produselor care se vor achizitiona, se aplica prevederile art.6 alin. (1) si alin. (2) din lege, daca sunt indeplinite in mod cumulativ conditiile legiferate.
Sectiunea a 4-a Derularea procedurii competitive
4.1. Prospectarea pletei
I. Publicarea anuntului in cazul solicitantilor privati
1. Solicitantul privat are obligatia de a publica un anunt intr-un cotidian/ziar/publicatie/gazeta national/a sau regional/a, format tiparit sau online, ori pagina web dedicata serviciilor de publicitate (nu este vorba pagina web proprie solicitantului/beneficiarului privat).
2. Publicarea anuntului nu este obligatorie in situatiile de exceptie descrise la Sectiunea a 3-a, pct.3.1., subpct. 2.
Atentie: Motivarea acestor situatii trebuie sa fie atent elaborate.
3. Nepublicarea anuntului, cu exceptia situatiilor expres reglementate de prezenta procedura, atrage dupa sine o corectie de 25% din valoarea contractului de achizitie.
5. Mijloacele de comunicare stabilite in anunt nu pot fi modificate ulterior (exemple de mijloace de comunicare: email, fax, posta, etc.).
6. Nu este obligatorie publicarea specificatiilor tehnice impreuna cu anuntuI. In cazul nepublicarii specificatiilor tehnice, solicitantul privat are obligatia de a mentioria in anunt adresa de la care acestea se pot obtine si de a asigura, la cerere, accesul imediat si neingradit la aceste informatii. Totodata solicitantul privat are obligatia de a mentine o evidenta clara a operatorilor economici care au solicitat specificatille tehnice cu precizarea datelor de identificare a acestora si data la care au ridicat aceste specificatii. Acest document trebuie pus la dispozitia autoritatilor cu competente in gestionarea fondurilor europene/ organismelor cu competente in verificarea fondurilor europene.
7. Pentru a asigura o publicitate suplimentara, solicitantul privat va transmite obligatoriu, in aceeasi zi cu publicarea anuntului, si invitatie de participare la procedura compentitiva catre cel putin doi potentiali ofertanti, care activeaza pe plata relevanta, concomitent cu publicarea acesteia pe pagina de intenet a solicitantului, daca exista. Invitatia de participare va fi insotita de specificatiile tehnice si trebuie sa contina cel putin informatiile din anunt.
8. In anunt/invitatie se acorda un termen pentru elaborarea si prezentarea ofertei, luand in considerare complexitatea contractelor. Pentru contractele de furnizare se vor acorda minimum 6 zile calendaristice de la publicarea anuntului/transmiterea invitatiei, iar pentru contractele de servicii si lucrari se acorda minimum 10 zile calendaristice de la publicarea anuntului/transmiterea invitatiei.
9. La stabilirea datei de prezentare a ofertei nu se iau in calcul ziua de publicare/transmitere a anuntului/invitatiei si ziua in care se depun ofertele.
10. In cazul in care exista solicitari de clarificare din partea operatorilor economici, raspunsurile vor fi aduse la cunostinta tuturor operatorilor economici interesati, respectiv prin trimiterea raspunsului catre operatorii care au solicitat spectficatiile tehnice si catre cei carora Ii s-a transmis invitatie de participare, dupa caz (aceste clarificari nu se publica, daca solicitantul a ales sa aplice prevederile pct. 6).
11. In situatia in care intervin solicitari de clarificare care pot duce la modificari/ajustari ale specificatiilor tehnice, solicitantul poate sa prelungeasca termenul de depunere al ofertelor, astfel incat sa asigure timpul necesar pentru elaborarea acestora, cu respectarea conditiilor de comunicare mentionate la punctul 1.
12. La finalul procedurii, In termen de 5 zile calendaristice de la semnarea contractului de achizitie, solicitantul privat va comunica tuturor ofertantilor, in scris, rezultatul procedurii competitive.
13. In cazul in care solicitantul privat nu comunica rezultatul procedurii competitive, cu exceptia situatiilor expres reglementate de prezenta procedure , se aplica 0 corectie de 5% din valoarea contractului de achizitie. Termenul este exprimat In zile calendaristice sl se calculeaza din ziua imediat urmatoare semnarii contractului. Daca termenul se implineste intr-o zi nelucratoare, acesta se incheie la expirarea ultimei ore a urmatoarei zile lucratoare.
In cazul in care se va crea o pagina web dedicata publicitatii pentru achizitiile efectuate de solicitanti sau daca solicitantii vor primii drept de acces pe pagina web dedicata beneficiarilor privati, atunci acestia vor respecta regulile de la pct. II, de la data de la care se va putea accesa pagina web, pentru achizitiile initiate dupa data respectiva.
II. Publicarea anuntului In cazul beneficiarilor privati
1. Beneficiarul privat are obligatia de a publica, un anunt pe pagina web www.fonduri-ue.ro. sectiunea “Achizitii privati”, insotit de specificatiile tehnice.
2. Publicarea anuntului pe pagina web wwvv,fonduri-ue.ro este asigurata gratuit de Ministerul Fondurilor Europene.
3. Publicarea anuntului si a speciflcatiilor tehnice nu este obligatorie in situatiile de exceptie descrise la Sectiunea a 3-a, pct.3.1., subpct. 2.
Atentie: Motivarea acestor exceptii trebuie sa fie atent elaborata.
4. Nepublicarea anuntului pe pagina web www.fonduri-ue.ro insotit de specificatiile tehnice, cu exceptia situatiilor expres reglementate de prezenta procedura, atrage o corectie de 25% din valoarea contractului de achizitie. Nu este suficient sa se mentioneze adresa de la care se pot obtine specificatiile. Trebuie sa se asigure accesul neingradit la aceste informatii.
5. Aspecte tehnice
• Accesarea paginii web
In vederea obtinerii dreptului de publicare, beneficiarul privat va solicita autoritatii cu competente In gestionarea fondurilor europene emiterea “codului de acces si parolei “, care vor fi utilizate de acesta In vederea publicarii anuntului.
Aplicatia pentru publicarea procedurilor, are un caracter particular, prin urmare pentru a intelege modul de operare al aplicatie, si modalitatea corecta de publicare trebuie parcurge urmato arele etape:
Pentru a crea un cont, se acceseaza butonul “Nu am utilizator” din meniul principal al site-ului. Aplicatia redirectloneaza beneficiarul catre lista persoanelor de contact din cadrul autoritatilor cu competente in gestionarea fondurilor europene cu care s-a semnat contractu I de finantare/acordul, si care sunt abilitate sa genereze denumirea utilizatorului si parola beneficiarului.
Se va studia documentul denumit “Manual de utilizare” descarcabil in format pdf., din interiorul contului de utilizator, accesand sectiunea (tabel) “Anunturi- Proceduri/Procedurile mele”.
Lista persoanelor de contact din cadrul autoritatilor cu competente in gestionarea fondurilor europene poate fi consultata la adresa: https//www.fonduri- ue/info/lista-contact.
• Limita actuala pentru dimensiunea fisierului atasat anuntului, este de 10 MB. Pentru flsierele de modificari si clarlflcarl anexate ulterior publicarii, pana la data de expirare a procedurii este de 2 MB.
• In cazul in care dimensiunea fisierelor atasate anuntul depaseste valorile mentionate mai sus si specificatiile tehnice nu pot fi publicate, beneficiarul privat are obligatia de a mentiona in anunt adresa de la care acestea se pot obtine si de a asigura, la cerere, accesul imediat si neingradit la aceste informatii,
Atentie: Aspecte tehnice privind publicarea sunt disponibile Manual de utilizare a aplicatiei web “Achizitii Beneficiari Privati”.
6. Pentru a asigura o publicitate suplimentara. Beneficiarul privat poate transmite in aceeasi zi cu publicarea anuntului si invitatii de participare la procedura competitiva. In acest caz, informatiile publicate trebuie sa fie identice cu cele cuprinse in invitatiile de participare. Transmiterea de invitatii nu este obligatorie. Beneficiarul privat poate transmite potentialilor ofertanti invitatiile prin intermediul mijloacelor de comunicare: fax, e-mail, posta etc.
Atentie: Transmiterea invitatiilor de participare nu exclude obligatia publicarii pe site a anuntului.
7. In anunt/invitatie se acorda un termen pentru elaborarea si prezentarea ofertei, luand in considerare complexitatea contractelor. Pentru contractele de fumizare se vor acorda minimum 6 zile calendaristice de la publicarea anuntului, iar pentru contractele de servicii si lucrari se acorda minimum 10 zile calendaristice de la publicarea anuntului. La stabilirea datei de prezentare a ofertei nu se iau In calcul ziua de publicare/transmitere a anuntului/invitatiei si ziua in care se depun ofertele.
8. In caz de clarificari/modificari, in anunt se va bifa campul care anunta operatorii economici ca s-au adus clarificari/modificari la informatiile initiale.
9. In situatia in care intervin solicitari de clarificare care pot duce la modificari/ajustari ale specificatiilor tehnice, beneficiarul privat poate sa prelungeasca termenul de depunere al ofertelor, astfel lncat sa asigure timpul necesar pentru elaborarea acestora, cu respectarea coriditiilor de publicitate.
10. La finalul procedurii, in termen de 5 zile calendaristice de la semnarea contractu lui de achizitie, se va completa anuntul pe pagina web www.fonduri-ue.ro cu informatii despre castigatorul contractului.
11. In cazul in care beneficiarul privat nu completeaza informatiile mentionate la punctul 1, cu exceptia situatiilor expres reglementate de prezenta procedure, se aplica 0 corectie de 5% din valoarea contractu lui de achizitie. Termenul este exprimat in zile calendaristice si se calculeaza din ziua imediat urmatoare semnarii contractului. Daca termenul se implineste intr-o zi nelucratoare, acesta se incheie la expirarea ultimei ore a urmatoarei zile lucratoare. Dovada respectarii acestor cerinte de publicitate se poate prezenta sub forma de print screen (captura de ecran inreglstrata in registrul intem al firmei). lnformatiile pot fi vizualizate permanent pe pagina web https:/ /www.fonduri-ue.ro.
12. Daca la momentul publicarii anuntului aferent unei proceduri cu mai multe loturi, beneficiarul privat previzioneaza faptul ca pentru anumite loturi contractele de achizitie vor fi semnate la intervale de timp mai mari de 5 zile calendaristice (de ex: urgenta in executa rea unui contract in raport cu celelalte contracte, respectarea unui termen asumat legat de proiect etc.)’ in scopul evitarii corectiei de 5% pentru nepublicarea informatiilor privind castigatorii tuturor contractelor, beneficiarul privat poate publica care un anunt de achizitie pentru fiecare lot in parte, situatie in care pentru fiecare lot sistemul electronic va vizualiza o procedura distincta. Urmand aceasta cale, anuntul nu va mai fi conditionat de semnarea contractelor aferente celorlalte loturi.
13. In situatia in care la momentul publicarii anuntului aferent unei proceduri cu mai multe loturi, beneficiarul privat nu a previzionat semnarea contractelor aferente loturilor la momente diferite, dar se afla in situatia in care contractele se semneaza la intervale de timp mai mari de 5 zile calendaristice, pentru a evita aplicarea corectiei de 5%, acesta va salva si imprima un print screen (capture de ecran inregistrata in registrul intem al firmei) cu care va justifica sl dovedi faptul ca a publicat anunturile privind castigatorul contractului, aferent fiecarui lot, in termen. De asemenea, va elabora 0 nota justificativa cu privire la motivele care au condus la decalarea datelor de semnare. Publicarea unor anunturi diferite pentru loturi nu este considerata divizare artificiala a procedurii daca se aplica pentru fiecare lot o procedura competitive.
4.2. Analiza ofertelor si elaborarea notei justificative de atribuire
1. Solicitantul/beneficiarul privat compara ofertele primite prin raportare lor la toate cerintele publicate si alege oferta care indeplineste cerintele tehnice si prezint a avantaje fata de acestea, la un raport calitate/pret competitiv.
2. In situatia in care nu se depune nicio oferta, procedura competitiva se poate relua cu respectarea tuturor prevederilor procedurale aferente, dupa o analiza a cauzelor care au condus la anularea procedurii.
3. Daca se depun numai oferte care nu respecta prevederile de la subsectiunea “Specificatii”, procedura se va anula. In acest caz, procedura se poate relua (cu respectarea tuturor prevederilor aferente procedurii competitive), dupa 0 analiza a cauzelor care au condus la aceasta situatie.
4. Daca se primeste o singura oferta, solicitantul/beneficiarul privat poate sa o analizeze si sa procedeze la atribuirea contractului de achizitie daca oferta respecta specificatiile tehnice elaborate.
5. Prezenta procedura nu stabileste obligativitatea constituirii unei comisii de evaluare. Prin urmare, se poate desemna o persoana de specialitate care va intocmi si semna o nota justificativa de atribuire.
6. Solicitantul/beneficiarul privat nu evalueaza ofertele care sunt transmise dupa data de expirare (data si ora din anunt). Acestea se vor returna nedeschise.
7. Solicitantul/beneficiarul privat are obligatia de a pune la dispozitia reprezentantilor autoritatii cu competente in gestionarea fondurilor europene organismelor cu competente in verificarea fondurilor europene, cu prilejul vizitelor la fata locului, documentele justificative ale procedurii competitive, inclusiv cele care confirma data si ora la care au fost primite ofertele.
8. Pentru a asigura o justificare corespunzatoare in alegerea ofertei pentru contractare, se elaboreaza Nota justificativa de atribuire pornind de la cerintele solicitate, detaliind avantajele si dezavantajele ofertelor primite in raport cu fiecare specificatie in parte/celelalte oferte. De asemenea, avand in vedere ca scopul procedurii este realizarea optima a obiectivelor proiectului finantat, este recomandat ca in nota sa se detalieze modalitatea in care avantajul din oferta contribuie la realizarea proiectului.
9. In analiza ofertelor se tine cont de toate cerintele pe care le-a mentionat solicitantul/beneficiarul privat in documentele achizitiei. Daca in continutul documentului “Specificatli tehnice” sunt mentionate si cerinte care tin de verificarea capacitatii tehnice/financiare a operatorilor economici sau alt tip de cerinte, acestea vor face obiectul analizei.
10. In analiza ofertelor nu se pot adauga alte cerinte si nu se poate renunta la speciflcatiile deja enuntate in anunt/specificatii/ clarificari/modificari.
11. Daca solicitantul/beneficiarul privat identifica erori de fond in documentele achizitiei care nu au fost clarificate lnainte de data de expirare a anuntulul, procedura nu se va incheia cu atribuirea contractului. In acest caz procedura se va anula, se vor corecta erorile identificate si se va relua procedura.
4.3. Contestarea
In situatia in care un operator economic este nemultumit de modul in care s-a desfasurat procedura competitiva, acesta se poate adresa instantelor de judecata competente pentru solutionarea cauzei.
Atentie: Consiliului National de Solutionare a Contestatiilor, nu are competente privind solutionarea contestatiilor in contextul derularii procedurii competitive, definite in cadrul prezentei proceduri.
Sectiunea a 5-a ContractuI de achizitie
5.1. Semnarea contractului de achizitie
1. ContractuI se va semna numai cu operatorul economic desemnat prin Nota Justificativa de atribuire.
2. Contractu I trebuie sa mentioneze datele de identificare ale celor doua parti semnatare, obiectul, valoarea si durata contractului. Vor fi prevazute In mod expres conditii referitoare la presta rea serviciilor, executia lucrarilor, livrare, montaj, punere In functiune, receptie, standarde de calitate, service, garantii, posibilitatea de acordare a unui avans, etc., dupa caz, conform prevederilor legale aplicabile.
3. Specificatiile tehnice, clarificarile si oferta aleasa vor fi parte integranta din contract, sub forma de anexe.
4. Nu se pot modifica prin contract specificatiile tehnice si oferta castigatcare care au stat la baza atribuirii contractului.
5. Orice contract semnat In conditiile legislatiei nationale In vigoare Incepe sa produca efecte din momentul semnarii acestuia de catre ambele parti, Anterior semnarii contractului nu pot fi fumizate produse /prestate servicii /executate lucrari si nu pot fi efectuate plati. Acelasi principiu este aplicabil si actelor aditionale la aceste contracte.
5.2. Implementarea contractului de achizitie
1. Se vor respecta intocmai clauzele contractuale asumate.
2. Orice modificare a contractului se consemneaza printr-un act aditional.
3. Scopul actului aditional trebuie sa fie strans legat de obiectul contractului initial.
4. Modificari la contract se pot face doar In perioada de executie a contractului.
5. Specificatiile tehnice/oferta, care au stat la baza semnarii contractului de finantare/acordului, se pot modifica in cazul produselor, daca ceea ce s-a ofertat nu se mai comerciallzeaza In mod curent pe piata (cu prezentarea unei dovezi In acest sens) si daca produsele se inlocuiesc cu produse cu caracteristici egale sau superioare din punct de vedere tehnic care nu ridica probleme de compatibilitate, fara modificarea pretului cu respectarea prevederilor din Ghidul solicitantului si a contractu lui de flnantare/acordului.
6. Orice modificare care prelungeste durata de executie a contractului trebuie efectuata astfel Incat implementarea sa fie realizata inaintea expirarii contractului de finantare/acordului in cauza, iar platile sa fie realizate conform regulilor de eligibilitate stabilite prin contractul de finantare/acord, In cazul in care durata de executie a constituit un avantaj decisiv in alegerea ofertei castigatoare este permisa prelungirea duratei de executie daca nu este afectat avantajul ofertantului castigator fata de urmatorul clasat. Daca este afectat acest avantaj, beneficiarul isi asuma aplicarea principiului proportionalitatii de la Capitolul 6 .
7. Aplicarea unei clauze contractuale de revizuire clare, precise si fara echivoc, care a fost mentionata de solicitantul/beneficiarul privat in documentele achizitiei nu constituie o modificare contractuala,
8. Solicitantul/beneficiarul privat nu are dreptul de a efectua una sau mai multe modificari succesive ale contractu lui de achizitie care cumulate au ca efect:
– neaplicarea prezentei proceduri (ex: mai multe achizitii directe cu acelasi obiect care insumate ca valoare conduceau la obligativitatea aplicarii unei proceduri competitive),
– favorizarea ofertantului castigator (ex: acordarea unui avans care nu a fost prevazut de solicitantul/beneficiarul privat in documentele achizitiei]
– neaplicarea prevederilor din domeniul achizitiilor publice (ex: prin modificarea/modificarile efectuate noua situatie indeplineste conditiile cumulative create din lege ).
9. Este interzisa modificarea contractului daca aceasta conduce la modificari substantiale. Sunt considerate modlficari substantiale, modificarile care :
– schimba elementele ofertei sau ale achlzitlei, inclusiv ale necesitatilor si cerintelor stabilite prin anunt sau specificatiile tehnice; afecteaza concurenta existenta ca urmare a aplicarii procedurii competitive (modificarea introduce conditii care, daca ar fi fost incluse in procedura initiala, ar fi permis acceptarea unei alte oferte decat cea acceptata initial sau ar fi atras si alti participanti la procedura);
– schimba natura contractului (ex: se modlfica obiectul contractului prin cresterea ponderii serviciilor in raport cu produsele, astfel incat devin aplicabile prevederile legii prin indeplinirea cumulative a conditiilor).
5.3. Ajustarea pretului
1. Pe parcursul indeplinirii contractului de achizitie, pretul poate fi ajustat numai in urmatoarele situatii:
a) au avut loc modificari legislative, modificari ale normelor tehnice sau au fost emise de catre autoritatile publice locale acte administrative care au ca obiect instituirea, modificarea sau renuntarea la anumite taxe/impozite locale, al caror efect se reflecta in cresterea/diminuarea costurilor pe baza carora s-a fundamentat pretul contractului de achizitie:
b) pe piata au aparut anumite conditii in urma carers s-a constatat crestarea/climinuarea indicilor de pret pentru elemente constitutive ale ofertei, al carer efect se reflecta in cresterea/diminuarea costurilor pe baza carora s-a fundamentat pretul contractului de achizitie.
2. Posibilitatea de ajustare a pretului trebuie sa fie precizata atat in anunt, cat si in contractul incheiat, prin clauze speciale in acest sens.
3. Solicitantul/beneficiarul privat are obligatia de a preciza totodata atat in anunt, cat si in contractul incheiat, si modul concret de ajustare a pretului, indicii care vor fi utilizati,
precum si sursa informatiilor cu privire la evolutia acestora, cum ar fi buletine statistice sau cotatii ale burselor de marfuri. Lipsa, modificarea sau completarea repectivelor informatii/clauze determina inaplicabilitatea prevederilor referitoare la posibilitatea de ajustare a pretufui contractului de achizitie, suplimentarea pretului contractului; putand fi asigurata in acest caz din bugetul propriu, fara a depasi pragurile valorice prevazute de lege.
4. In orice situatle, pretul contractului nu poate fi ajustat decat in masura strict necesara pentru acoperirea cresterii costurilor pe baza carora s-a fundamentat pretul contractului.
5. Modul de ajustare a pretului contractului de achizitie nu trebuie sa conduce in niciun caz la depasirea pragurilor prevazute in lege sau la anularea/diminuarea avantajelor competitive mentionate in nota justificative de atribuire, cu exceptia cazului prevazut la pct. Lit, a).
Sectiunea a 6-a Dosarul Achizitiei
6.1. La finalul procedurii se va intocmi dosarul de achizitie
Descarca Ordinul 284/2016 privind aprobarea procedurii competitive aplicabile solicitantilor/beneficiarilor privati pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrari finantate din fonduri europene.
