Procesul de achizitie publica este realizat printr-o succesiune de etape, iar intr-o prima etapa un pas important este Elaborarea unui Referat de necesitate. Iata mai multe informatii intr-un articol despre Procesul de achizitie publica – Etape.

Revenind la Referatul de necesitate, componenta primei etape de planificare a achizitiei publice de catre autoritatea contractanta, sa aflam ce este acest referat, cine il intocmeste, cum se completeza. Mai jos aveti si un model pe care il puteti descarca si completa, potrivit nevoilor dvs.

Etapa de planificare/pregatire a procedurii

• identificare necesitati;
• consultarea pietei;
• elaborare referate de necesitate;
• intocmirea documentatiei de atribuire si a documentelor – suport;
• intocmirea strategiei de contractare.

Pentru succesul procesului de planificare a portofoliului proceselor de achiziţie publica este relevant sa existe un numar cat mai mare de informatii care sa reflecte realitatea incluse intr-un Referat de necesitate, pentru a permite o evaluare realista a termenului necesar pentru finalizarea pregatirii lansarii unei proceduri de achizitie in conditii de regularitate, eficienta, eficacitate.

Referatul de necesitate reprezinta un document intern emis de fiecare compartiment din cadrul autoritatii contractante in ultimul trimestru al anului in curs pentru anul viitor, care cuprinde necesitatile de produse, servicii si lucrari identificate, precum si pretul unitar/ total al necesitatilor. (H.G. nr. 395/ 2016, Art 3 alin 4.)

In acelasi timp, un Referat de necesitate prezinta:

• argumente pentru deciziile din etapa de planificare a achizitiilor publice si pentru calendarul etapei de planificare;
• factorii critici/cheie care trebuie avuti in vedere pe perioada planificarii si derularii achizitiilor.

Activitatea de completare a Referatului de necesitate

Activitatea de completare a Referatului de necesitate de catre compartimentele autoritatii contractante beneficiare ale achizitiei reprezinta demersul care sta la baza initierii:

• planificarii portofoliului de procese de achizitie publica,
• planificarii unui proces de achizitie publica.

Atunci cand Referatul de necesitate este completat ca parte a planificarii portofoliului de procese de achizitie publica (pentru elaborarea Strategiei Anuale de Achizitie Publica-SAAP), acesta trebuie sa contina informatiile minim necesare pentru elaborarea SAAP; urmatoarele titluri trebuie completate (identificate cu albastru in formularul-cadru de Referat de necesitate):

1. Descrierea necesitatii de produse/servicii/lucrari;
2. Fundamentarea necesitatii;
3. Contributia satisfacerii necesitatii la indeplinirea obiectivelor autoritatii contractante sau la functionarea acesteia;
4. Justificarea modalitatii de satisfacerea necesitatii;
5. Necesitatea in contextul legislatiei in achizitii publice;
6. Valoarea estimata a produselor/serviciilor/lucrarilor care urmeaza sa fie achizitionate;
7. Calendarul procesului de achizitie publica in vederea satisfacerii necesitatii;
8. Perspectiva pe termen scurt: fondurile alocate pentru satisfacerea necesitatii si pozitia bugetara a acestora;
9. Factori cheie pentru succesul procesului de achizitie publica si satisfacerea necesitatii;
10. Factori interesati relevanti pentru succesul rezultatului procesului de achizitie publica;
11. Competente necesare si disponibile pentru finalizarea cu succes a procesului de achizitie publica.

Cel putin aceste informatii se vor completa in ultimul trimestru al anului in curs (n) pentru anul urmator (n+1), conform art. 3, alin. (1), din HG 395/2016.

Atunci cand Referatul de necesitate este completat cu scopul demararii unui proces de achizitie este recomandabil ca Referatul de necesitate sa includa toate informatiile incluse in formularul-cadru, acestea fiind necesare pentru:

1. Planificarea corespunzatoare a realitatii de la momentul initierii procesului de achizitii, descrisa pe baza cantitatii si calitatii informatiilor disponibile, si pana la momentul initierii procesului de achizitie;
2. Asigurarea ca cerintele care descriu produsele, serviciile si lucrarile care urmeaza sa fie achizitionate sunt stabilite in conformitate cu prevederile legale aplicabile;
3. Demararea pocesului de achizitie care contribuie la atingerea obiectivului propus si nu impiedica ca realizarea achizitiilor sa fie facuta in conditii de eficienta economica si sociala.

Referatul de necesitate se completeaza pentru fiecare necesitate identificata la nivel de compartiment de specialitate beneficiar al achizitiei din cadrul autoritatii contractante, respectiv pentru orice achizitie care urmeaza sa fie realizata.

Modelul de referat prezentat  este realizat tinand cont de prevederile art. 2, alin. 5, lit. a); art. 3; art. 9 alin. (1), si art. 12, alin. (2) din HG 395/2016.

Pentru completarea Referatului de necesitate utilizati informatiile cu privire la „Rolul Referatului de necesitate in achizitiile publice; Completarea formularului-cadru Referat de necesitate”, incluse in document. Aceste informatii trebuie sterse din versiunea finala a Referatului de necesitate.

Desacarcati de la link-ul urmator Modelul pentru Referat de necesitate (contine si intructiuni pentru completare).

Cuprins Formular Referat de necesitate

[Formular-cadru]: Referat de necesitate… 2

A. Descrierea necesitatii de produse/servicii/lucrari… 4

B. Fundamentarea necesitatii… 4

C. Contributia satisfacerii necesitatii la indeplinirea obiectivelor autoritatii contractante sau la functionarea acesteia… 4

D. Justificarea modalitatii de satisfacerea necesitatii… 6

E. Necesitatea in contextul legislatiei in achizitii publice… 6

F. Valoarea estimata a produselor/serviciilor/lucrarilor care urmeaza sa fie achizitionate… 8

G. Calendarul procesului de achizitie publica in vederea satisfacerii necesitatii… 9

H. Perspectiva pe termen scurt: fondurile alocate pentru satisfacerea necesitatii si pozitia bugetara a acestora… 11

I. Perspectiva pe termen lung: accesul la toate si fiecare dintre resursele complementare – inclusiv resurse financiare – pentru utilizarea sau exploatarea rezultatului contractului, ca urmare a satisfacerii necesitatii… 11

J. Descrierea caracteristicilor solicitate pentru produse/lucrari/servicii (conform art. 156, alin.(1) din Legea 98/2016)… 12

1. Modalitatea utilizata pentru descrierea caracteristicilor… 12

2. Aspecte legate de ciclul de viata al produselor/serviciilor/lucrarilor ale caror caracteristici sunt descrise in Caietul de sarcini… 13

3. Caracteristici incluse in Caietul de sarcini care ar putea avea ca efect favorizarea sau eliminarea unor operatori economici sau a anumitor produse… 13

4. Transferul drepturilor de proprietate intelectuala… 14

5. Includerea conceptului de proiectare pentru toate categoriile de utilizatori… 14

6. Reglementari obligatorii in domenii precum cel al mediului, cel social si cel al relatiilor de munca care trebuie respectate pe parcursul executarii contractului de achizitie publica… 14

7. Institutiile competente de la care se pot obtine informatii detaliate privind reglementarile in domeniul mediului, social si al relatiilor de munca care trebuie respectate pe parcursul executarii contractului de achizitie publica… 14

K. Factori cheie pentru succesul procesului de achizitie publica si satisfacerea necesitatii… 15

L. Factori interesati relevanti pentru succesul rezultatului procesului de achizitie publica… 16

M. Competente necesare si disponibile pentru finalizarea cu succes a procesului de achizitie publica… 16

N. Anexe:… 16

Pentru cele mai importante informatii in domeniul achizitiilor publice, pentru ofertanti, le gasiti intr-o sectiune speciala a blogului nostru Aici.

Licitatie-publica.ro, monitorizeaza piata achizitiilor publice din Romania si va poate pune la dispozitie informatii in acest domeniu si chiar alerte zilnice cu anunturi noi de licitatii, pentru acest lucru va rugam sa Va Inregistrati Gratuit Aici!