Agentia pentru Agenda Digitala a Romaniei, dezvolta noua platforma de achizitii publice, SICAP, care va inlocui actualul SEAP, prin proiectul “Sistem informatic colaborativ pentru mediu performant de desfasurare al achizitiilor publice- SICAP” – SMIS 48625, co-finantat prin Fondul European de Dezvoltare Regionala.

Obiectivul consta in dezvoltarea unui mediu performat de desfasurare a achizitilor publice in linie cu cerintele Uniunii Europene si cu legislatia in vigoare privind achizitiile publice. Astfel se va asigura cresterea eficientei serviciilor publice prin oferirea serviciilor administrative folosind mijloace electronice moderne, eficiente, eficace si accesibile, bazate pe paradigme de interoperabilitate, siguranta si trasabilitate, in vederea crearii de beneficii pentru cetateni, persoane juridice si pentru administratia publica.

1. Dezvoltarea platformei SICAP

Pentru dezvoltarea platformei SICAP  au fost efectuate analize ale functionalitatilor  actualului sistem de achizitii publice si s-a  avut in vedere ca acesta platforma SICAP, sa contina:

• facilitati ce vor permite introducerea de informatii suplimentare in mod structurat,
• facilitarea modului de completare a cqmpurilor si sectiunilor din cadrul formularelor de anunturi,
• completarea de formulare inteligente din care se vor putea extrage informatii in vederea intocmirii de rapoarte (spre ex. declaratia cu participantii la procedura de achizitii )
• informatii actualizate depre autoritati contractante/ operatori economici prin redefinirea profilului acestora  (pentru a avea o evidenta a tipurilor de autoritati contractante/operatori economici),
• posibilitatea publicarii tuturor modificarilor contractului de achizitie publica/ acordului-cadru (pretul final al contractului),
• introducerea de mesaje de atentionare care sa vina in sprijinul autoritatilor contractante si operatorilor economici.

1. Rezultatele implementarii platformei SICAP

1. SICAP va avea o interfata intuitiva , inca de la inregistrarea in sistem, astfel incat sa fie usor de utilizat pentru autoritati contractante, operatori economici, precum si institutiile cu rol de reglementare, verificare si monitorizare a achizitiilor publice cu care se interconecteaza  sistemul
2. Modalitatea de cautare, in timp real, utilizqnd filtre  de cautare multiple, in functie de necesitatile utilizatorilor.
3. Se introduce serviciul “NOTIFICARI” automate pe tot parcursul desfasurarii procedurilor de achizitie organizate on line –  notificari ce vor fi disponibile atat autoritatilor contractante cat si opertorilor economici etc.
4. Serviciu extins de raportare si statistici prin intermediul caruia toti actorii din procesul de achizitii publice ( autoritati contractante, operatori economici si alte institutii) isi pot genera o serie de rapoarte pentru  a avea o vizune de ansamblu atat asupra achizitiilor proprii ( autoritati contractante si operatori economici) cat si a tuturor achizitiilor desfasurate intr-un anumit interval de timp ( alte institutii ). De asemenea, rapoartele generate vor putea fi exportate din SICAP in formate editabile pentru a putea fi prelucrate si interpretate.  Vor exista o serie de statistici disponibile publicului larg  referitoare la situatia achizitiilor din Romania ( pe judete, top autoritati care utilizeaza sistemul electronic de achizitii, etc)

1. Modul dedicat contractelor de achizitie publica ce va permite, atat pentru autoritati contractante, cat si pentru operatorii economici, gestionarea tuturor tipurilor de contractate si actelor aditionale incheiate in urma procedurilor de achizitie publica derulate prin sistem

1. Servicii web extinse pentru interoperabilitate.

Au fost initiate discutii si se doreste interconectarea sistemului informatic al C.N.S.C. cu SICAP- scopul acestei interconectari este acela de a pune la dispozitia ANAP datele ce ii voi fi utile in desfasurarea activitatii de monitorizare si de acces in forma agregata a deciziilor emise de catre C.N.S.C. la nivelul procedurii de achizitie publica .

1. Armonizarea in cadrul SICAP a formularelor standard (anunturile) care se transmit prin mijloace electronice catre JOUE (SEAP/SICAP este punctul unic de trimitere automata la J.O.U.E. a anunturilor)

Formularele au fost aprobate prin REGULAMENTUL DE PUNERE IN APLICARE (UE) 2015/1986 AL COMISIEI din 11 noiembrie 2015.

1. Consultarea preliminara a pietei – derularea consultarii prin intermediul SICAP si  publicarea de catre autoritatea contractanta a documentului rezultat in urma procesului de consultare al pietei.

1. Analiza in vederea extinderii in SICAP  a facilitatilor necesare derularii prin mijloace electronice  – ONLINE – a noilor tipuri de proceduri de atribuire a contractelor de achizitie publica.

1. Introducerea unui mecanism de verificare a semnaturii electronice la orice tip de document.

1. Aplicatie imbunatatita componenta a SICAP, utilizata pentru managementul electronic al fluxurilor de evaluare a documentatiilor de atribuire de catre A.N.A.P.

1. Dosarul achizitiei – trasabilitatea actiunilor este asigurata implicit de SICAP, precum ?i arhivarea electronica a dosarului achizitiei publice in cazul procedurilor efectuate prin mijloace electronice.

1. In cadrul aplicatiei vor exista versionari pentru fiecare anunt in parte astfel incat sa poate fi evidentiate permanent modificarile efectuate de catre autoritatile contractante la nivelul anunturilor.

   III. Termenele operationalizare SICAP, conform Strategiei:

• instruirea personalului implicat  – martie 2016;
• punerea in functiune a platformei – aprilie 2016;
• publicarea tuturor contractelor de atribuire pe SICAP – aprilie 2016;
• publicarea pe SICAP a  modificarilor la contracte, modificari  care determina o crestere a pretului  cu peste  5% – aprilie 2016;
• publicarea pe SICAP , dupa finalizarea contractului, a tuturor modificarilor –  aprilie 2016.

Datele din sistemul existent SEAP (proceduri inchise si in desfasurare, entitati, documente atasate procedurilor) vor fi migrate si integrate functional in structura si arhitectura noului sistem.

Noul sistem va include:

– Servicii pentru autoritatile contractante,

– Servicii pentru ofertanti,

– Servicii pentru institutii cu rol in reglementare si control al procedurilor de achizitii publice,

– Servicii pentru operatorii AADR,

–  Servicii publice cetateni,

– Alte servicii.

Serviciul profil ofertant

Serviciul profil ofertant trebuie sa permita utilizatorilor accesul la urmatoarele categorii de informatii:

• elementele de identificare ale entitatii: nume, cod de identificare fiscala, numar de inrergistrare la registrul comertului, reprezerntantul legal, banca si contul bancar
• adresele folosite de entitate trebuie sa contina informatiile uzuale pentru o adresa (strada, numar, persoana de contact etc.); trebuie sa existe minim o adresa de contact;
• lista codurilor CAEN – tipurile de activitati in care este incadrata entitatea
• un set de documente de referinta
• lista utilizatorilor unei entitati si rolurile asociate acestora
• o serie de informatii referitoare la participarile preplatite ale ofertantului, defalcate in participari la proceduri si pozitii de catalog in cadrul cumpararilor directe

Serviciul de participare la procedurile de achizitie initiate de Autoritatea Contractanta

Acest serviciu trebuie sa permita participarea ofertantilor la toate tipurile de proceduri initiate de autoritatile contractante in sistem si realizarea actiunilor specifice fiecarei proceduri.

Orice ofertant trebuie sa se poata inscrie in cadrul unei proceduri online, indiferent ca este vorba de anunt de participare sau invitatie de participare. Inscrierea presupune plata unei taxe, realizata prin consumarea unei participari preplatite a respectivului ofertant. Orice ofertant trebuie sa se poata retrage si sa se poata reinscrie intr-o procedura, atita vreme cit nu depaseste data limita a fazei de inscriere. Inscrierea la o procedura defalcata pe loturi trebuie sa necesite in mod suplimentar inscrierea explicita pe lotul sau loturile dorite, fara ca aceasta sa impuna plata unei taxe suplimentare. Similar, in cazul licitatiilor restrinse trebuie sa fie considerata inscriere (si trebuie sa se taxeaza ca atare) depunerea candidaturii la procedura.

Inscrierea sau depunerea candidaturii in cadrul procedurii trebuie sa fie un pas necesar dar nu si suficent pentru participarea efectiva la procedura, ofertantii trebuind sa depuna oferte de pret, sa raspunda la criteriile de evaluare si la intebarile autoritatii contractante, si sa incarce documentele de calificare necesare. Neindeplinirea acestor conditii trebuie sa poata duce la eliminarea automata din procedura a ofertantului. Orice participant la procedura care nu a fost eliminat automat trebuie sa fie ulterior evaluat din punct de vedere tehnic si financiar. Sistem trebuie sa permita ca ofertantul sa fiedeclarat fie admis fie respins.

In functie de tipul procedurii, trebuie sa existe un numar minim de participanti care trebuie sa fie declarati admisi pentru ca procedura sa poata continua si sa nu fie anulata administrativ.

Serviciul avansat de cautare si raportare a informatiilor publice

Serviciul avansat de cautare si raportare a informatiilor publice trebuie sa permita ofertantilor posibilitatea de primire a unor rapoarte complexe.

Ofertantii trebuie sa poata defini filtrele pe baza carora se genereaza rapoartele in baza unor reguli avansate deja definite.

Accesul la rapoarte trebuie sa fie realizat din cadrul zonei de portal accesebila ofertantilor.

Rapoartele trebuie sa ofere doar informatiile la care ofertantul are acces.

Serviciul de plata online

Ofertantii trebuie sa poata efectua plati online pentru taxele specificate in lege privind activitatile efectuate in sistem.

Plata trebuie sa poata fi efectuata pe baza unei facturi electronice emise de sistem.

Datele din factura electronica emisa, necesare platii, trebuie sa fie preluate automat din sistem.

Ofertantii trebuie sa aiba acces la lista platilor proprii efectuate prin sistem si la detaliile aferente acestora.

Serviciul de emitere electronica a facturilor

Serviciul de emitere electronic a facturilor trebuie sa permita emiterea de facturi electronice direct din sistem.

Pe baza facturilor emise de serviciu, ofertantii trebuie sa efectueze platile catre sistem.

Emiterea facturilor electronice trebuie sa se realizeze prin preluarea informatiilor existente in sistem referitoare la datele ofertantilor si tarifele aferente serviciului / ilor pentru care se emite factura.

Ofertantii trebuie sa aiba acces la lista facturilor primite si a detaliilor aferente acestora.

Facturile electronice mai vechi de un anumit interval de timp trebuie sa poata fi arhivate.

Serviciul Alocare automata a participarilor preplatite pentru plati electronice

Sistemul trebuie sa asigure alocarea automata in sistem, fara interventia manuala a unui operator, a participarilor preplatite de catre ofertantii care au efectuat plata online. Serviciul trebuie sa se integreze cu sistemul de plati on-line sa permita identificarea platilor pentru tipurile de participari preplatite si sa permita plata proportionala cu pretul unei participari.

Serviciul avansat de notificari automate

Sistemul trebuie sa dispuna de un serviciu avansat de generare si transmitere de notificari care sa permita informarea ofertantilor cu privire la actiunile / activitatile relevante care urmeaza sa se intample sau care s-au intamplat deja, aflate in stransa legatura cu activitatea desfasurata de aceste entitati in sistem. Aceste notificari trebuie sa fie generate in mod automat de catre aplicatie si trebuie sa se transmita pe adresa de e-mail a ofertantilor setata in profilul acesteia. Ca alternativa de backup, notificarea trebuie sa poata sa fie accesata si din sistem, pentru a acoperi cazul in care din diverse motive e-mailul nu ajuns la destinatar. Notificarile de confirmare ale actiunilor trebuie sa contina intotdeauna in mesajul lor datele de identificare ale operatiunii (de ex: numarul anuntului, data publicarii, denumirea contractului, denumirea castigatorului etc).

Serviciul de informare privind anunturile pe criterii avansate de interes

Ofertantii trebuie sa aiba posibilitatea configurarii de alerte prin care sa fie informati cu privire la noutatile din sistem. In sistem trebuie existe doua tipuri de notificari: prin raportari periodice si contextuale. Raportarile periodice trebuie sa permita configurarea de alerte pe baza unor sabloane predefinite de raportari si a criteriilor de interes selectate. Un exemplu de alerta ar fi anunturi de participare publicate pentru anumite codui CPV in ultima saptamana. Pentru fiecare raportare trebuie sa se permita alege periodicitatii generarii: zilnic, saptamanal. Sabloanele de rapoartari trebuie sa cuprinda: anunturi de intentie, participare, atribuire etc. Criteriile de interes pot fi de exemplu: codurile CPV, autoritatea contractanta initiatoare, tipul de contract sau de procedura. Alerta trebuie sa se poata primi prin e-mail si sa contina un raport cu informatiile solicitate conform criteriilor de interes setate, si sa reprezinte noutatile de la ultima generare a alertei. Notificarile contextule trebuie sa sermita abonarea la un anumit anunt pentru a primi alerte la fiecare modificare importanta care vizeaza respectivul anunt. Abonarea trebuie sa se poata face din detaliul anuntului respectiv. Alertele trebuie sa se primeasca prin e-mail. Printre evenimentele generatoare de alerte se numara: suspendarea, anulara sau atribuirea procedurii, postarea de clarificari sau erate etc. Un ofertant trebuie sa poata oricand sa se dezaboneze de la primirea acestor alerte.

Serviciul contracte

Serviciul contracte trebuie sa permita ofertantilor validarea informatiile referitoare la contractele semnate in urma finalizarii procedurilor de achizitie.

Ofertantii trebuie sa aiba posibilitatea validarii actelor aditionale aferente contractelor semnate.

Un ofertant trebuie sa aiba acces doar la contractele incheiate de aceasta in urma derularii procedurilor de achizitie publica derulate prin sistem.

Trebuie sa permita validareaa tuturor tipurilor de contracte (contract de achizitie, acord cadru etc) incheiate in urma procedurilor de achizitie publica derulate prin sistem.

Contractele la care ofertantul are acces trebuie sa contina informatii preluate din sistem (datele autoritatii contractante si datele ofertantului), datele din procedura de achizitie publica derulata prin sistem si informatiilor specifice contractului adaugate de autoritatea contractanta cu care a incheiat contractul si validate de catre ofertant.

Ofertantul trebuie sa poata valida si vizualiza informatii referitoare la etape, termene etc si documente aferente contractului (PV receptie etapa, PV receptie finala etc), incheiate intre acesta si autoritatea contractanta pe toata perioada de derulare a acestuia.

Pe baza informatiilor din contract, sistemul trebuie sa transmita automat notificari partilor contractante (autoritate contractanta si ofertant).

Ofertantul trebuie sa poata vizualiza in orice moment starea unui contract (in derulare, suspendat, rezilizat, in garantie, in mentenanta etc).

Ofertantul trebuie sa poata vizualiza lista contractelor incheiate.

Serviciu extins de raportare si statistici

Serviciul extins de raportare si statistici trebuie sa permita ofertantilor sa obtina rapoarte si statistici predefinite prin utilizarea informatiilor nou introduce in sistem.

Un ofertant trebuie sa aiba acces doar la informatiile proprii sau la cele publice.

Rapoartele trebuie sa fie disponibile in zona de portal accesibila ofertantilor.

Servicii web extinse pentru interoperabilitate

Serviciile web trebuie sa asigure interoperabilitatea intre sistem si sistemele informatice ale ofertantilor.

Sistemul trebuie sa permita prin intermediul unui serviciu web exportul unui contract (informatiilor) din sistem.

Sistemul trebuie sa permita prin intermediul unui serviciu web exportul facturii electronice generate de sistem si a atributelor aferente acesteia.

Serviciul de informare pentru dispozitive mobile

Serviciul de informare pentru dispositive mobile trebuie sa ofere ofertantilor posibilitatea de acces de pe dispositive mobile la principalele functionalitati ale sistemului.

Ofertant trebuie sa poata accesa informatiile disponibile prin accesarea de pe dispozitivul mobil a informatiilor proprii.

Serviciul trebuie sa permita definirea de notificari / instiintari pe baza unor criterii care trebuie sa fie accesibile de pe dispozitivul mobil.

Serviciul trebuie sa permita ofertantilor participarea in cadrul procedurilor de achizitie prin intermediul dispozitivelor mobile.

Managementul utilizatorilor si accesul la sistem

Pentru securizarea sistemului informatic trebuie utilizat un modul de securitate dedicat.

Autentificarea utilizatorilor in cadrul sistemului trebuie sa poata fi realiza pe baza de certificat digital, username si parola sau certificat digital organizational, username si parola. Indiferent de metoda de autentificare se va folosi comunicarea pe canale securizate pe baza protocolului SSL. In cazul folosirii certificatelor digitale acestea sunt mapate cu un utilizator al sistemului, acesta neavand nevoie de username si parola. Pentru autentificare bazata pe username si parola nu este nevoie ca utilizatorul sa fie in posesia unui certificat digital pentru a accesa sistemul.

Trasabilitatea actiunilor in cadrul sistemului

Actiunile desfasurate de catre un utilizator in cadrul sistemului sunt inregistrate pentru a oferi o imagine clara asupra fluxurilor sistemului.

Fluxuri de lucru pe terminale mobile

Pentru utilizatori cu rol de decizie sistemul trebuie sa permita accesul la fluxurile electronice de documente de pe terminale mobile prin intermediul unei aplicatii dedicate.

Caracteristici tehnice ale platformei de instruire on-line

Platforma de instruire va trebui sa aiba urmatoarele capabilitati:

• Sa functioneze pe tehnologie cloud Microsoft Azure
• Sa permita instruirea utilizqnd instrumente moderne de predare cum ar fi ecrane touch, table interactive cu rolul de ”tabla clasei”
• Sa permita instruirea participantilor in aceeasi locatie cu instructorul (aceeasi incapere)
• Sa faca posibila instruirea participantilor atunci cqnd acestia nu se afla in aceeasi incapere cu instructorul. Participantii pot fi:

• In alte incaperi aflata in alta locatie
• In fata computerului personal conectati la internet
• O parte in aceeasi incapere cu instructorul, o parte in fata computerelor personale, o parte in alte incaperi (fara prezenta fizica a instructorului)

• Instruirea participantilor sa fie posibila in mod similar indiferent de locul unde acestia sunt prezenti in sensul ca:

• Toti pot interactiona cu instructorul (pe care in vad si il aud)
• Toti pot interactiona unii cu altii (se pot auzi si vedea )
• ”Tabla clasei”, ca instrument de instruire poate fi utilizata in mod comun (toti vad acelasi continut si pot interactiona cu acest continut)

• Instruirea sa fie condusa de un instructor certificat de autoritatea care pune la dispozitie platforma.

• Platforma sa poata permite prin intermediul ”tablei clasei”:

• Scrierea, desenarea
• Partajarea (utilizarea in comun) de filme, animatii, imagini
• Transmiterea de imagini a unor obiecte fizice pe care instructorul doreste sa le utilizeze (documente, obiecte specifice instruirii de urgenta cum ar fi: extinctoare, masti de oxigen, in general echipament specific de interventie)

• Platforma sa permita autoinstruire prin parcurgerea cursurilor predate anterior. Aceste cursuri sa poata fi parcurse de utilizatori fara a fi necesara prezenta unui instructor.
• Platforma sa permita examinarea cunostintelor acumulate de participanti prin:

• Teste in scris
• Teste orale
• Testele efectuate indiferent de locul unde se afla cei testati

• Platforma sa fie usor de utilizat si sa necesite o curba de invatare foarte mica. Astfel instrumentele ce se vor pune la dispozitie trebuie sa fie similare cu cele din lumea reala si nu cu cele specifice IT. In acest sens, platforma:

• Sa poata fi operata cunoscand notiuni cum ar fi tabla, creta, burete virtuale care sa se utilizeze similar ca cele din lumea reala
• Sa aiba o intruziune minima in activitatea de instruire – nu se solicita instructorilor si participantilor sa faca operatiuni tehnice complicate sau care sa interfereze cu activitatea de predare cum ar fi vorbitul la microfon, comutare de imagini, comutare de sunet

• Platforma sa poata genera salvari ale cursurilor atat in format PDF cat si intr-un format propriu care sa poata fi apoi revizuit de cursanti ca un film.
• Participantii la curs sa poata intra intr-o sesiune de training oricand, avand instantaneu acces la cursul deja predat pana la momentul accesarii lui de catre participant. Accesarea unei sesiuni deja initiate sa se faca cu un cod PIN care este generat initiatorului cursului si care ulterior va fi furnizat tuturor cursantilor.

 Instruire

In programul de instruire trebuie evidentiate urmatoarele aspecte:

• Categoria de utilizatori din cadrul fiecarei faze de instruire.
• Perioada fiecarei faze de instruire (numarul de zile).
• Cunostinte suplimentare pentru fiecare faza de instruire. (daca este cazul)
• Cunostinte minime pentru fiecare faza de instruire.
• Cunostinte suplimentare pentru fiecare categorie de utilizatori (daca este cazul).
• Asigurarea suportului de curs in limba romana pentru utilizatori

Va avea loc o instruire a specialistilor care vor opera sistemul din partea AADR si a celor ce vor realiza instruirea utilizatorilor finali (pentru modul de folosire a aplicatiei, a specialistilor in informatica (pentru detalii tehnice privind depanarea si administrarea sistemului), precum si a conducerii (in privinta posibilitatilor oferite de sistem). Se va furniza suport de training pentru personalul de specialitate. Se va specifica numarul de ore pentru instruirea personalului, pe categorii de personal.

Licitatia pentru realizarea platformei SICAP a fost publicata in 27.03.2014, cu termen limita 14.05.14: Sistem informatic colaborativ pentru mediu performant de desfasurare al achizitiilor publice- SICAP, cu o Valoarea estimata fara TVA: 21,906,368.54 lei.

Licitatia a fost castigata de UTI GRUP SA , la valoarea de : 21.902.819,00 lei, potrivit anuntului de atribuire din data de 02.10.14.

Ulterior, 24.05.14 ,  s-a publicat licitatia pentru: Servicii de consultanta in domeniul managementului de proiect pentru proiectul Sistem informatic colaborativ pentru mediu performant de desfasurare al achizitiilor publice- SICAP, cu termen limita: 09.07.14 si o valoare estimata, fara TVA:  843,691.93 lei.

Licitatia a fost castigata de Infinio Solutions SRL , la valoarea de : 840,900 lei, potrivit anuntului de atribuire din data de 09.12.14

Licitatia pentru audit: Achizitie servicii de audit pentru proiectul Sistem informatic colaborativ pentru mediu performant de desfasurare al achizitiilor publice -SICAP, a fost castigata de DELOITTE AUDIT S.R.L. , cu suma de 359,900 lei.